Notificatie e-mails na boeking aanpassen

Let op: Om gebruik te maken van de onderstaande functionaliteit moet je een Bloomsite PRO abonnement hebben. Heb je deze nog niet? Upgrade dan naar Bloomsite PRO.

Het is mogelijk om de standaard notificatie e-mails die naar de klant en medewerker worden verstuurd wanneer iemand een boeking doet, aan te passen. Eventueel is het ook mogelijk om een notificatie aan te maken per dienst, pakket of evenement. De standaard (ingeschakelde) notificaties zullen bij alle diensten verstuurd worden.

In dit artikel doorlopen we alle opties

Ga naar ' Boekingen' > 'Instellingen' > 'Notificaties'.
Onder ' E-mailnotificaties' > 'Naar Klant' zie je alle mailtjes die naar de klant worden gestuurd bij de specifieke situaties.
Onder ' Naar Medewerker' staan de mailtjes die naar de juiste medewerker worden gestuurd.
Je kunt mailtjes 'Aan' en 'Uit' vinken, zoals wij hebben gedaan met de ' Afspraak opvolging'. Dit is een mail die naar de klant wordt gestuurd nadat de afspraak is geweest. Wanneer je deze wel wilt versturen, vink je hem aan en pas je de mail aan om klanten een mailtje te sturen nadat je afspraak is geweest. Je kunt het onderwerp wijzigen naar bijvoorbeeld 'Ik hoop dat je tevreden bent geweest' en de tijd selecteren wanneer deze verstuurd moet worden nadat de afspraak is geweest.
Tip: Dit is natuurlijk ook een mooi moment om een aanbeveling te vragen of iemand een mail te sturen met de link om een nieuwe afspraak in te plannen ;-)
Wanneer je op een ' Afspraak Notificatie' klikt kun je aan de zijkant ervan het onderwerp en het bericht van de e-mail bewerken. Dit doe je per notificatie apart.
Onderaan de mail kun je de ' E-mail placeholders' categorieën bekijken en kopiëren.
Wil je bijvoorbeeld je klanten niet aanspreken met hun voor en achternaam, kun je %customer_full_name% in het sjabloon aanpassen naar %customer_first_name%.
Wanneer je op een ' Placeholder' klikt, is deze gekopieerd en kun je hem in het sjabloon plakken waar je hem wilt hebben. Vergeet niet om je sjabloon op te slaan na het bewerken ervan!
Ook kun je jezelf even een 'testmail' sturen om te kijken hoe je sjabloon eruit ziet.
(hier wordt dan op de 'Placeholders' een fictief persoon en data gebruikt; deze worden natuurlijk per situatie net anders)
Zo kun je dus alle notificaties die je aan hebt gevinkt aanpassen naar jouw eigen tekst en de onderdelen die je wilt weergeven in de mail toevoegen.
Vergeet ook niet de ' Naar Medewerker' e-mails na te lopen.
Denk er ook aan dat je bepaalde onderdelen er wel in laat staan, zoals de datum en tijd van een afspraak, de locatie en andere onderdelen die belangrijk zijn.
Mocht je helemaal geen Zoom gebruiken, dan kun je die regel natuurlijk helemaal uit de mail halen zodat je klanten niet in de war raken.
(Eventueel kun je voor al je 'Zoom diensten' dus een eigen notificatie maken waarin je wel een Zoom link voor de 'deelnemer' plaatst; zie vanaf stap 13)
Voor alle geboekte ' Evenementen' wordt een ander sjabloon gebruikt, die je ook kunt aanpassen en 'aan' en 'uit' kunt schakelen. Ook hier kun je een nieuwe notificatie toevoegen voor een specifiek evenement waar je misschien net andere tekst in wilt dan je standaard evenementen.
Daar naast heb je nog de overige notificaties 'Verjaardagsbegroeting' en 'Toegang Klantenportaal' (indien je deze hebt ingesteld). Ook hier kun je weer aan of uitvinken wat je wilt versturen.
* Om de verjaardagsbegroeting te gebruiken moet er in de 'klant' een geboortedatum zijn toegevoegd. Het systeem verstuurd deze dan automatisch op de verjaardag van je klant op het gekozen tijdstip.
Tip: Ook weer een mooi moment om een kortingscode in de mail te plaatsen ;-)
Dan heb je ook nog de optie om zelf een 'Nieuwe notificatie' toe te voegen. Ook is dit weer voor de 'Klant' een andere mail dan voor de 'Medewerker'
Bij 'Notificatie naam' vul je een naam in voor in het overzicht.
(dit is alleen voor jezelf zodat je weet waar deze voor is)
Onder 'Notificatietype' staan 2 opties. Een 'Door actie geactiveerde notificatie', denk aan 'Goedgekeurd', 'In afwachting' etc.
En een 'Geplande notificatie' die 'Voor', 'Na', of 'Op dezelfde dag' ingepland kan worden. Je kunt dan weer aangeven wanneer.
Daarnaast kun je bij beide opties selecteren welke 'Diensten' dit verstuurd moet worden (dit kunnen ook meerdere diensten zijn) en of alleen deze notificatie verstuurd moet worden; dan worden alle andere 'standaard' notificaties bij deze boeking overgeslagen.
* Hier kun je bijvoorbeeld ook al je 'Zoom' diensten selecteren
Voorbeeld:
Ik wil voor wanneer mijn dienst 'Intake' geboekt is, graag een mail opstellen waarin staat dat ze een intake formulier moeten invullen en opsturen voordat de afspraak plaatsvindt en hierin geef ik ook gelijk aan wat ze mee moeten nemen naar de eerste afspraak.
- Deze mail wordt dus verstuurd wanneer iemand de dienst ' Intake' inboekt en deze 'Goedgekeurd' is in het systeem.
- En dit is dan voor deze specifieke dienst de enige notificatie die verstuurd wordt (ze krijgen niet ook de standaard 'Afspraak Goedgekeurd' notificatie bij het boeken van deze dienst) In principe kan ik het sjabloon van de standaard 'Afspraak Goedgekeurd' notificatie overnemen en deze wat aanpassen voor deze situatie:
- Hierbij heb ik het onderwerp aangepast zodat het duidelijk is dat ze deze moeten lezen
- Je kunt een link maken van een stukje tekst en deze in de mail plaatsen.
* Link bijvoorbeeld naar een pagina in je website waar deze intake formulier op staat, of bijvoorbeeld naar een document in je mediabibliotheek
- Hier heb ik de 'Zoom link' ook uit de mail verwijderd, aangezien deze dienst altijd op locatie is
Vergeet niet om je nieuwe notificatie op te slaan en even een testboeking te doen om te kijken hoe de mail eruit ziet in je mailbox (en of alle linkjes goed werken)
Eventueel kun je de aangemaakte notificatie 'Dupliceren' of 'Verwijderen' rechtsboven.
Voor 'Evenementen' kun je dus andere 'Nieuwe notificaties' opstellen. De regels werken hetzelfde.
Succes met het opstellen van je notificaties!
Mocht je nog vragen hebben of het is nog niet helemaal duidelijk? Neem dan contact op door hieronder op 'Contact opnemen' te klikken. Klopt deze informatie niet meer? Laat het ons dan ook weten!